Drift- och underhållsdokumentation

Hela pärmen, samlad och sökbar

Försäkran om överensstämmelse, drift- och underhållsdokument, servicerapporter och bilder samlade på kunden de hör till, och tillgängliga för kunden själv när de behöver dem.

Kom igång Se hur det fungerar

Dokumentet finns. Det är att hitta det igen som kostar.

Särskilt när det är kunden som frågar, och det brådskar för att byggnaden ska säljas eller kontrolleras.

Det ligger hos en person

I inkorgen hos den som var på jobbet. Är hen på semester eller har slutat finns det i praktiken inte.

Ingen vet vilken version som gäller

Drift_slutgiltig_v3_ny.pdf är inget arkiv. Det är en gissning med filnamn.

Kravet försvinner inte

Dokumentationsplikten består i åratal efter att jobbet är gjort. Då är mejltråden sedan länge borta.

Se det hända

Från pärmen som står i bilen till dokumentationen kunden hittar själv, tio år senare.

Anläggningen överlämnasNi laddar upp dokumentationen på kunden i stället för att bränna ett USB-minne.
Allt märks automatisktKategori, kund och produkt. Ingen mappstruktur någon behöver hålla ordning på.
Kunden slår upp självKlockan elva på kvällen, utan att ringa er.
Och när det behövs som mestVid ägarbyte, tillsyn eller ett försäkringsärende ligger allt där.

Fjordvik Borettslag

Drift-och-underhall-varmepump-EN25.pdf2,4 MB

Uppladdad

Forsakran-om-overensstammelse.pdfEl

Uppladdad

Sorterad

Drift- och underhållsdokumentationVärmepump EN25 · SN 4471-A

Synlig för kunden

Försäkran om överensstämmelseEl

Synlig för kunden

Kalkyl.xlsxInternt

Bara för er

Kundens sökning

försäkran

Försäkran om överensstämmelse elUppladdad 14 mars

Träff

Tio år senare

Fortfarande där

Servicehistorik, rapporter och intyg.
Samlat på anläggningen, inte i en pärm.

Så hamnar dokumentet där det hör hemma

Ladda upp en gång, på rätt kund och gärna på rätt produkt. Resten följer av sig självt.

Motorn

Kunden hämtas från bokföringssystemet, så dokumentet vet vem det gäller utan att någon skriver in det.

Laddas upp

Från kundkortet, eller tillsammans med en servicerapport.

Märks

Drift- och underhållsdokument, försäkran om överensstämmelse, bruksanvisning, rapport eller bild.

Kopplas

Till kunden, och valfritt till den konkreta produkten med serienummer.

Lagras säkert

I objektlagring. Nedladdning går genom en kontrollerad länk.

Hittas igen

Av er på kundkortet, och av kunden i deras portal.

Så ser pärmen ut när den är samlad

Allt hänger på kunden, och på den konkreta produkten med serienummer. Kunden öppnar det själv i sin portal.

Fjordvik Borettslag · Drift och underhåll12 filer

Drift-och-underhall-varmepump.pdfVärmepump Mitsubishi EN25 · SN 4471-A

FDV

Forsakran-overensstammelse-el.pdfUtfört 4 juli · Storgata 12

Försäkran om överensstämmelse

Bruksanvisning.pdfVärmepump Mitsubishi EN25

Bruksanvisning

Servicerapport-juni.pdfUtfört 28 juni · nästa 12 sep

Rapport

Vem ser vad

En intern anteckning och en försäkran om överensstämmelse hör inte hemma på samma ställe i kundens ögon.

Kunden ser

Drift- och underhållsdokumentation och bruksanvisningar
Försäkran om överensstämmelse på utfört arbete
Servicerapporter efter varje jobb
Bilder och mätningar från deras anläggning

Bara ni ser

Interna anteckningar och kalkyler
Utkast som inte är klara
Allt ni inte har delat uttryckligen

Kopplat till produkten, inte bara till kunden

Två likadana värmepumpar hos samma kund har varsin dokumentation. Utan serienummer är det omöjligt att veta vilken som är vilken.

SerienummerLigger på orderraden tillsammans med garantimånader och installationsdatum. Läggs in av er, och synken rör dem aldrig.

Per platsHar kunden flera byggnader hänger produkten och dokumentationen på rätt adress.

Följer garantinKundport räknar ut när garantin går ut, och påminner er innan den gör det.

Vanliga frågor

Vilka filer kan vi ladda upp?

PDF, bilder och vanliga dokumentformat. Filerna lagras i objektlagring och inte i databasen, så arkivet kan växa utan att systemet blir långsamt.

Kan kunden ladda ner själv?

Ja, det är hela poängen. De loggar in i sin portal och hämtar dokumenten ni har delat, utan att ringa.

Ersätter det här Boligmappa?

Nej. Boligmappa är en norsk tjänst knuten till bostaden som följer med vid försäljning. Kundport är ert eget arkiv per kund och per produkt, för det ni som leverantör måste ha kontroll på.

Vad händer om kunden tas bort i bokföringssystemet?

Raden markeras som borttagen i stället för att försvinna, så att dokumenten och referenserna består.

Resten av Kundport

Modulerna slås på var för sig. Ni betalar för det ni använder.

Kundportal →Fakturor, produkter och ordrar för slutkunden

Dokument →Drift- och underhållsdokument, försäkran om överensstämmelse och rapporter per kund

Serviceavtal →Intervall, påminnelser och full historik

Support →Ärenden från kunden, med avisering åt båda håll

Kunskapsbas →Svar kunden hittar själv

Eget varumärke →Er logotyp i portalen och i e-posten

För Fortnox →Kopplas från integrationsmarknaden på minuter

Signering →Offerter och avtal signerade med engångskod via e-post

Automatiska omdömen →Be nya kunder om ett omdöme efter första fakturan