Integritetspolicy
Här förklarar vi vilka personuppgifter vi behandlar när du använder Kundport, varför vi gör det, hur länge vi behåller dem och vilka rättigheter du har. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR), som gäller i både Norge och Sverige.
1. Kort sammanfattat
- Vi behandlar namn, kontaktuppgifter och aktivitet kopplad till användningen av portalen.
- Uppgifter om slutkunder speglas från företagets bokföringssystem. Vi bara läser, vi skriver aldrig tillbaka.
- Inloggning sker med engångskod via mejl, inte med lösenord.
- Vi säljer inte personuppgifter och använder dem inte för träning av generella maskininlärningsmodeller.
- Du kan när som helst begära registerutdrag, rättelse eller radering.
2. Vem ansvarar för vad
Kundport är en portal som används av många företag samtidigt. Ansvaret är därför delat i två.
2.1 Där GetOnNet AS är personuppgiftsansvarig
Vi bestämmer ändamål och medel, och är personuppgiftsansvariga, för uppgifter om besökare på kundport.se, om personer som kontaktar oss eller ber om demo, och om användare hos våra abonnenter i den mån uppgifterna används för att administrera kundförhållandet, fakturera, ge support och säkra tjänsten.
2.2 Där GetOnNet AS är personuppgiftsbiträde
För uppgifter om slutkunderna till ett företag som abonnerar på Kundport är det företaget självt som är personuppgiftsansvarigt. Vi behandlar uppgifterna för deras räkning och enligt deras instruktion, som personuppgiftsbiträde. Ramarna beskrivs i personuppgiftsbiträdesavtalet.
Är du slutkund och loggar in i en portal levererad av din leverantör är det din leverantör, inte GetOnNet, du ska kontakta om registerutdrag och radering. Vi hjälper leverantören att svara dig.
Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig hos oss:
- GetOnNet AS, organisationsnummer [FYLLS I: organisationsnummer]
- Postadress: [FYLLS I: postadress]
- Mejl för dataskyddsärenden: [FYLLS I: mejladress för dataskyddsärenden]
- Dataskyddsombud: [FYLLS I: dataskyddsombud, eller bekräftelse på att bolaget inte är skyldigt att ha ett]
3. Vilka uppgifter vi behandlar
| Vem | Uppgifter |
|---|---|
| Anställda hos företaget som abonnerar | Namn, mejladress, roll och behörigheter i portalen, vilket företag användaren tillhör, inloggningsaktivitet och tidpunkter, åtgärder som loggas i granskningsloggen. |
| Slutkunder | Namn, mejladress, telefonnummer, adress, kundnummer, köphistorik, ordrar, fakturor med tillhörande PDF, produkter och utrustning, serviceavtal och servicehistorik, uppladdade dokument, samt ärenden i supportmodulen. |
| Kontaktpersoner och intressenter | Namn, mejladress, telefonnummer, företag och innehållet i ärendet. |
| Alla som använder tjänsten | Tekniska uppgifter som IP-adress, webbläsartyp, tidpunkt och felmeddelanden i drift- och säkerhetsloggar. |
Kundport är inte byggt för särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter. Sådana uppgifter ska inte läggas in i portalen.
4. Var uppgifterna kommer ifrån
- Från dig själv, när du skapar konto, loggar in, laddar upp ett dokument eller skickar ett ärende.
- Från företagets bokföringssystem, Fortnox. Vi hämtar kunder, produkter, ordrar och fakturor. Kopplingen är enkelriktad: vi läser, och skriver aldrig tillbaka.
- Automatiskt, genom drift-, säkerhets- och granskningsloggar när tjänsten används.
5. Ändamål och rättslig grund
| Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|
| Leverera portalen till abonnenten och dess slutkunder | Avtal, artikel 6.1 b. För slutkundsuppgifter behandlar vi för abonnentens räkning, som har sin egen grund. |
| Administrera kundförhållande, fakturera och följa upp abonnemang | Avtal, artikel 6.1 b, och rättslig förpliktelse, 6.1 c, för bokföring. |
| Ge support och felsöka | Berättigat intresse, artikel 6.1 f, av att leverera en tjänst som fungerar. |
| Säkerhet, loggning, missbruksförebyggande och granskningslogg | Berättigat intresse, 6.1 f, och rättslig förpliktelse enligt artikel 32. |
| Skicka driftmeddelanden och aviseringar om väsentliga ändringar | Avtal, 6.1 b, och berättigat intresse, 6.1 f. |
| Marknadsföring via mejl till befintliga och potentiella kunder | Samtycke, artikel 6.1 a, eller befintligt kundförhållande. Du kan när som helst avregistrera dig. |
| Förbättra produkten med hjälp av aggregerad och anonymiserad statistik | Berättigat intresse, 6.1 f. Statistiken kan inte kopplas till enskilda personer. |
6. Inloggning utan lösenord
Kundport använder inte lösenord. Du anger din mejladress och får en engångskod eller en inloggningslänk via mejl. Koden är giltig en kort tid och kan användas en gång.
Vi behandlar din mejladress, tidpunkten för begäran och IP-adressen för att förhindra missbruk och begränsa antalet försök. Eftersom inloggning sker via mejl är det viktigt att du skyddar ditt mejlkonto väl, helst med tvåfaktorsautentisering.
7. Kakor
På webbplatsen kundport.se använder vi [FYLLS I: vilka kakor webbplatsen faktiskt sätter, och om analysverktyg används].
I den inloggade tjänsten använder vi bara kakor som är nödvändiga för att inloggning och säkerhet ska fungera. Dessa kräver inte samtycke enligt lagen om elektronisk kommunikation. Eventuella analysverktyg eller andra icke-nödvändiga kakor sätts bara efter samtycke.
8. Vem vi delar uppgifter med
Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem bara där det är nödvändigt för att leverera tjänsten:
- Underleverantörer (personuppgiftsbiträden) som driftar servrar, databas, fillagring, mejlutskick och felövervakning. Aktuell lista: [FYLLS I: fullständig lista över underbiträden med namn, tjänst, bolagsland och behandlingsort].
- Företaget du är kund hos, om du är slutkund. Dina uppgifter visas bara för det företaget, aldrig för andra företag i Kundport.
- Offentliga myndigheter, när vi är rättsligt förpliktade att lämna ut.
Alla underleverantörer är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal och tystnadsplikt, och får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner.
9. Överföring utanför EES
Uppgifterna lagras i [FYLLS I: lagringsplats och region för databas, filer och säkerhetskopior].
Om en underleverantör behandlar uppgifter utanför EES sker det bara när det finns en giltig överföringsgrund, som ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), kompletterat med nödvändiga åtgärder. Se [FYLLS I: vilka underleverantörer som eventuellt behandlar utanför EES, och överföringsgrunden för var och en].
10. Hur länge vi lagrar
| Typ av uppgift | Lagringstid |
|---|---|
| Användarkonto och profil | Så länge kontot är aktivt, därefter raderas det när kundförhållandet avslutas. |
| Slutkundsuppgifter i portalen | Så länge abonnenten använder tjänsten. Vid upphörande raderas eller returneras de enligt personuppgiftsbiträdesavtalet punkt 12. |
| Granskningslogg | [FYLLS I: lagringstid för granskningslogg] |
| Drift- och säkerhetsloggar | [FYLLS I: lagringstid för driftloggar] |
| Säkerhetskopior | [FYLLS I: frekvens och lagringstid för säkerhetskopior] |
| Fakturor och bokföringsmaterial om våra egna kunder | Sju år efter räkenskapsårets slut, enligt bokföringslagen. För norska förhållanden gäller fem år enligt bokføringsloven. |
| Ärenden och supportärenden | [FYLLS I: lagringstid för supportärenden] |
11. Så skyddar vi uppgifterna
- All trafik går krypterad över HTTPS, och uppgifterna lagras krypterade på disk.
- Varje företag är logiskt åtskilt från alla andra. Data är märkta med företagets identitet, och alla frågor går genom en åtkomstkontroll som säkerställer att ingen når andras data. Detta testas automatiskt.
- Åtkomst ges enligt minsta nödvändiga behörighet, och tas bort när behovet upphör.
- Alla väsentliga åtgärder skrivs till en granskningslogg med användare, tidpunkt och åtgärd.
- Support kan i felsökningssituationer logga in som en användare. Detta är spårbart och loggas alltid.
- Vi tar regelbundna säkerhetskopior och testar att de kan återställas.
- Anställda och underleverantörer har tystnadsplikt.
12. Dina rättigheter
Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:
- få veta vilka uppgifter vi har om dig, och få en kopia av dem (registerutdrag),
- få felaktiga uppgifter rättade,
- få uppgifter raderade, när vi inte längre har grund att behålla dem,
- begära att behandlingen begränsas,
- få uppgifterna i ett maskinläsbart format och överförda till andra (dataportabilitet),
- invända mot behandling som bygger på berättigat intresse,
- återkalla ett samtycke du har gett, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen före återkallelsen.
Är en uppgift hämtad från företagets bokföringssystem måste rättelse som regel göras i bokföringssystemet. Vi kan inte rätta den i källan, eftersom vi bara har läsåtkomst. Ändringen speglas till Kundport vid nästa synkronisering.
13. Så använder du rättigheterna
Är du användare hos ett företag som abonnerar, eller har du kontaktat oss direkt, skicka ett ärende till [FYLLS I: mejladress för dataskyddsärenden]. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.
Är du slutkund i en portal, kontakta företaget du är kund hos. Det är de som är personuppgiftsansvariga. Vi bistår dem med att hitta, rätta, exportera eller radera dina uppgifter.
14. Klagomål till tillsynsmyndighet
Anser du att vi behandlar uppgifter om dig i strid med regelverket hoppas vi att du säger till oss först. Du har oavsett rätt att klaga till tillsynsmyndigheten.
- I Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se
- I Norge: Datatilsynet, datatilsynet.no
Du kan klaga till tillsynsmyndigheten i landet där du bor, där du arbetar, eller där den påstådda överträdelsen ägde rum.
15. Ändringar i policyn
Vi uppdaterar den här policyn när tjänsten ändras eller regelverket kräver det. Datumet överst visar när den senast ändrades. Vid väsentliga ändringar aviserar vi kundadministratörer via mejl.
16. Kontakt
GetOnNet AS
- Organisationsnummer: [FYLLS I: organisationsnummer]
- Postadress: [FYLLS I: postadress]
- Mejl: [FYLLS I: mejladress för dataskyddsärenden]
- Webbplats: kundport.se